Vi tager din persondatabeskyttelse alvorligt.
Som kunde hos Sangea er vi enten dataansvarlige eller databehandlere. Hvis du er direkte kunde hos Sangea, er vi dataansvarlige i forhold til dine personoplysninger. Hvis du er beboer i en forening eller ejendom, som vi administrerer, er din forening/ejendom dataansvarlig, og vi er databehandlere for foreningen/ejendommen.

Databehandler:

• Vi anvender denne type oplysninger om dig.

Vi indsamler, opbevarer og behandler data om dig i forbindelse med, at du er er andelshaver, lejer eller ejer i din ejendom. Det er blandt andet persondata, som vi i henhold til lovgivningen og evt. foreningens vedtægter skal behandle, men også persondata, der er nødvendige i forhold til at eje og drive foreningen/ejendommen. 
De personoplysninger, som vi behandler omfatter følgende:
- Almindelige personoplysninger, såsom dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, hvor mange der er tilmeldt din adresse, navne på postkassen samt evt. dørtelefon. Hvis du fremlejer din lejlighed ud, behandler vi også samme oplysninger om din fremlejer.
- CPR-nummer, hvor det er nødvendigt. Det kan være i forbindelse med legitimation og identifikation i henhold til reglerne om hvidvask.
- Forbrugsoplysninger i forbindelse med a conto opkrævninger og årsregnskab, evt. tv-pakke og internetabonnement, hvis dette udspringer af dit medlemsskab af foreningen eller som beboer i ejendommen.
- Bank- og kontonummer m.v. i forbindelse med opkrævninger og evt. tilbagebetalinger.
- Hvis der er kameraer, kan der være tilfælde, hvor vi behandler tv-billeder og stilstandsbilleder af dig.

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme personoplysninger om dig, medmindre der er et særligt formål og behov herfor. Oftest udspringer nødvendigheden af at behandle følsomme oplysninger om dig i relation til lovgivning eller vedtægter. Det kan være helbredsoplysninger, hvis der er skal indrettes særlige tilretninger i din bolig, tilskud via service- eller anden sociallovgivning. Hvis du får dispensation pga. dine helbredsforhold, fravær i forbindelse med fremlejeforhold, manglende betaling af månedlige ydelser eller lignende.

Vi behandler persondata om dig i forbindelse med klagesager om eller fra dig, hvis der er overtrædelse af lovgivning eller husordensregler. Du vil i givet fald blive orienteret herom - med undtagelse af oplysninger om klager. Hvis du bliver dømt for straffeovertrædelser, som har direkte eller indirekte indflydelse på ejendommen eller ejendommens nærområde, kan vi ligeledes opbevarer, behandle og videreformidle disse persondata om dig til relevante interessenter. Vi har ligeledes lov til at opbevarer dommen og tilhørende oplysninger til en eventuel ophævelsessag.

Opsætning af tv-overvågning skal skal i overensstemmelse med lovgivningen herom. Der skal være tydeligt opsatte skilte, og opbevaringen af optagelserne skal med størst mulig diskretion og ligeledes med henvisning til samme lovgivning. Tv-overvågningen må som udgangspunkt kun ske på private områder uden, at der sker krænkelse af privatlivets fred - såsom at man kan se ind ad dit vindue eller din lejlighed m.v.

• Vi indsamler og opbevarer dine personoplysninger til bestemte formål

Formålene til indsamling og opbevaring sker i forbindelse med opfyldelse af bestemte formål eller anden lovlige forretningsmæssige formål. 
- Opfyldelse af at kunne betjene dig og kunne kommunikere med dig.
- Opkræve boligydelser og andre udgifter, der udspringer af dit boligforhold.
- Kontooplysninger
- Din bolig - herunder særlige indretninger, husstandsoplysninger, fremlejeforhold, ombyninger og vedligeholdelsestilstand m.v.
- Oplysninger, som du selv giver samtykke til.
- Klagesager af dig og om dig m.v.
- Kontrol i forbindelse med overholdelse af lovgivning og vedtægter og husorden.
- Fastlæggelse af retskrav eller for at imødegå retskrav eller anden retlig forpligtelse.
- Opfyldelse af lovgivningen.

• Vi behandler kun relevante og tilstrækkelige personoplysninger

De personoplysninger, som vi behandler om dig, er nødvendige for at kunne opfylde vores aftalte formål. Det kan være i forbindelse med lovgivning, vedtægter, husorden eller i forbindelse med vores forretningsmæssige drift. Oplysningerne som vi behandler kan være nødvendige for, at vi kan opfylde en aftale eller kontrakt eller anden retlige forpligtelse.

• Vi kontrollerer og opdaterer dine personoplysninger

Vi kontrollerer og opdaterer, at de personoplysninger, som vi har på dig er korrekte - herunder ikke urigtige eller vildledende. Det kan gøres igennem offentlige register eller offentlige databaser eller i samråd med dig.

Hvis du opdager, at de oplysninger vi har om dig ikke er korrekte, må du gerne bruge nedenstående kontaktformular med angivelse af, hvilken personoplysninger, som er ukorrekte.

Vi har udarbejdet procedurer for hele kontoret for, at vi kan behandle dine oplysninger korrekte. 

• Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige

Når nødvendigheden af at behandle og opbevarer dine personoplysninger ikke længere er relevant i forhold til formålet og lovgivning m.v., sletter vi dine oplysninger. Vi har udarbejdet interne procedurer til kontrol heraf.

• Vi indhenter kun personoplysninger, som er nødvendige eller som du har givet samtykke til

Som udgangspunkt indhenter vi kun personoplysninger, der er nødvendige for at kunne opfylde kontraktmæssige forhold til den forening eller ejendom, hvor du bor, hvilket er en legitim årsag. Hvis vi ikke har et lovligt grundlag, indhenter vi dit samtykke inden vi behandler og opbevarer dine personoplysninger. Vi oplyser dig om, hvad der er grundlag for at indhente dit samtykke, og hvorfor vi behandler dine oplysninger. Det kan være, at du står på en venteliste, og hvis vi ikke får lov til at behandle dine personoplysninger, kan du ikke stå på ventelisten.
Hvis behandling af personoplysninger kræver samtykke, skal samtykke fra dig være frivilligt, og du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke. Du kan bruge nedenstående kontaktformular til tilbagekaldelse af samtykket.

• Vi videregiver kun personoplysninger, hvis vi har lov hertil 

For at kunne videregive dine personoplysninger, sker det til en samarbejdspartner/leverandør eller personer, der ejer eller driver den forening eller ejendom som du bor i. Det kan kun ske, hvis der er lovlig hjemmel eller vi er forpligtet hertil kontrakmæssigt eller til en myndighed. Det sker efter en interesseafvejning, hvor vi eller aktørerne har en berettiget interesse, der overstiger hensynet til dig. 
- Ved forbrugsregnskaber videregives dine personoplysninger eksempelvis til et varmeregnskabsfirma til udarbejdelse af varme-/vandregnskab. Det kan også ske i relation til tilmelding og afmelding ved ind- og udflytning.
- Ved opkrævninger, kan dine oplysninger videregives til ejendommens bank eller til NETS i forbindelse med betalingsservice. Hvis en håndværker eller leverandør, har behov for at udbedre skader i din lejlighed eller et forsikringsselskab, hvis der er sket en skade i din lejlighed.
- Generelt set kan videregivelse af dine personoplysninger ske, hvis det er et led i at kunne servicere og administrere den ejendom, som du bor i.

Vi videregiver ikke personoplysninger til markedsføring eller andet, som vi ikke finder relevant i forhold til ejendommens almindelige drift. I tilfælde af, at det ikke er nødvendigt, men kan være en fordel eller som en service til dig, så indhenter vi dit samtykke og informere dig om, hvordan dine personoplysninger bliver brugt. Du kan til enhver tid tilbagekalde samtykket til den leverandør, som har modtaget dine oplysninger.

• Lovgivning

Vi er underlagt databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Det betyder tillige, at vi skal sikre os, at dine personoplysninger bliver behandlet, opbevaret og videregivet inden for EU/EØS i overensstemmelse med lovgivningen herom. Der kan være multinationale firmaer, der opfylder betingelserne i databeskyttelses-forordningen. Vi videregiver ikke dine oplysninger med firmaer, der ikke har en persondatapolitik, der opfylder lovgivningen eller hvis de ligger uden for EU/EØS.

• Leverandører

Mange leverandører er dataansvarlige i sig selv, mens andre er databehandlere, og i givet fald har de udarbejdet en persondatapolitik, som de skal efterleve. Det sker igennem en databehandler aftale med din ejendom.

Der er ligeledes nogle leverandører, der har en tidsbegrænset opgave for din ejendom, hvor de for en kortere periode behandler personoplysninger om dig for at kunne opfylde en kontrakt eller et lovligt formål. 

• Sikkerhed

Vi har interne regler og procedurer om sikkerhed af personoplysninger, der omhandler foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at blive ødelagt, ændret, uautoriseret offentliggjort og mod at uvedkommende får adgang til dem. Igennem vores IT-system kan relevante interessenter - såsom ejere eller repræsentanter for den ejendom, som du bor i få adgang til de nødvendige oplysninger om dig. Vi beskytter ved kryptering og passcodes, når det er nødvendigt. 
I tilfælde af sikkerhedsbrud, der resulterer i uautoriseret offentliggørelse eller adgang til dine oplysninger, eller risiko for videregivelse, identitetstyveri, økonomisk tab eller anden væsentlig ulempe, skal vi underrette dig inden for 48 timer efter, at vi har konstateret sikkerhedsbruddet. Ligeledes skal vi underrette datatilsynet.

Vores primære formål er at administrere eller rådgive ejendomme og boliger, og derfor vi nødsaget til at behandle personoplysninger for at opfylde en kontrakt eller retlige forbindelse. Vi er derfor ikke underlagt reglerne om en datarådgiver.

• Brug af cookies

Vi placerer kun nødvendige cookies fra vores hjemmeside, der sikrer funktionalitet på vores hjemmeside, og som er undtaget krav om samtykke.

Vi indhenter dit samtykke, hvis vi placerer cookies, der ikke er nødvendige for funktionaliteten. Det sker ved en pop-up godkendelse på vores hjemmeside.

Du kan få flere oplysninger på vores hjemmeside om vores brug af cookies, og om hvordan du sletter eller afviser dem, samt hvordan du kan tilbagekalde dit samtykke.

• E-mail og digital kommunikation

Når du sender os en e-mail, der indeholder personoplysninger, har vi ret til at opbevarer og behandle denne, samt de oplysninger som den indeholder for at kunne dokumentere korrespondancen. 

Hvis du laver en forespørgsel på e-mail, skal vi først identificere dig, således at vi sikrer os, at vi kan sende de oplysninger, som du ønsker og som er nødvendige. Den e-mail, som du bruger til forespørgslen, må vi ligeledes benytte til at besvare din forespørgsel og evt. tilknytte dit oplysningskartotek, medmindre du selv angiver en anden kommunikationsform.

Vi har sikret os, at vores mailserver står i Danmark eller andet EU/EØS land, jf. databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Pt. bruger vi Dandomains egne servere, der er placeret i Danmark. Vi bruger endvidere Microsoft Outlook 365, der har tiltrådt de nødvendige protokoller for GDPR inden for EU.

Dine rettigheder

 Du har ret til at få adgang til dine persondata 

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder, retskrav og immaterielle rettigheder.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig ved at bruge nedenstående kontaktformular. 

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. 

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan ikke få slettet persondata, som er nødvendige i forhold til, at opfyldelse af krav fra lovgivningen, lovlige vedtægter m.v.

Vi har udarbejdet en slettepolitik, om hvornår vi sletter persondata, alt efter hvilken kategori og formål de henhører under.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan henvende dig på nedenstående kontaktformular, hvis du vil gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

Du har ret til at flytte dine data

Du har ret til at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder – dog med respekt for diverse forpligtelser overfor tjenesteudbyderen.

Hvis du ønsker at bruge din ret til at flytte dine data (dataportabilitet), vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format.

Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse.

Du kan evt. læse mere på www.datatilsynet.dk. Du kan indgive klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, hvorpå vi håndterer dine personoplysninger.

Alle henvendelser vedrørende dine persondata skal ske på nedenstående kontaktformular.